cara penggunaan mail box dalam perkantoran

Hasilcetakan ini dapat diberikan kepada manajer sebagai bahan persiapan agar komunikasi dapat berjalan lebih efektif. Dalam perkantoran modern dokumen tidak mesti harus dicetak, namun dapat di attach dari komputer lain yang terhubung dalam satu jaringan komputer. Electronic and voice mail. 5 Cara Mencetak e-mail Dalam perkantoran surat menyurat by e-mail sangat mendominan dalam kegiatannya, terutama bagi kantor perusahaan atau instansi yang modern e-mail keluar, dan untuk menambah keterampilan tentang penggunaan e-mail. 4 . 2. Secara Praktis Dapat memberikan sumbangan berupa bahan pustaka dan . untuk Meskipunsering digunakan terutama sebagai aplikasi e-mail, juga termasuk kalender, task manager, pengelola kontak, mencatat, sebuah jurnal dan browsing web. B. PENGGUNAAN PenggunaanKalender elektronik adalah penggunaan peralatan elektronik untuk mencatat, menyimpan, dan meng-akses kalender acara / kegiatan para pimpinan. Beberapaemail client yang terkenal adalah Eudora, Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook, Evolution, dll. Penggunaan Mail Client Mail Client atau yang lebih dikenal dengan nama Mail User Agent (MUA) adalah aplikasi desktop di komputer anda sendiri yang dapat anda gunakan untuk membaca dan mengirim email tanpa menggunakan fasilitas webmail ini [1]. Boxfile atau yang sering disebut sebagai kotak arsip adalah peralatan kantor yang berupa kotak yang terbuat dari bahan plastik, multiplex, kardus ataupun alumunium yang digunakan untuk menyimpan arsip. Kotak arsip biasanya memiliki warna yang beragam, hal ini untuk mempermudah pencarian setiap arsip didalamnya. Site De Rencontre Avec Homme D Affaire. Otomatisasi Perkantoran Pengertian, Tujuan, Pengguna, Manfaat dan Ruang LingkupnyaKali ini penulis akan membahas mengenai otomatisasi perkantoran dimulai dari pengertian otomatisasi perkantoran, tujuannya, penggunanya, manfaatnya, dan jenis – jenis aplikasinya Sebelumnya, selamat datang kembali buat para administrator muda Indonesia , Penulis selalu berharap kita dalam keadaan terbaik dan diberikan nikmat sehat untuk tidak memperpanjang basa – basi langsung saja kalian scroll kebawah ya teman – teman sekalian .Pengertian Otomatisasi PerkantoranApa itu otomatisasi perkantoran ?Otomatisasi perkantoran merupakan sebuah sistem informasi baik formal ataupun informal yang berhubungan dengan komunikasi kepada orang dan dari orang yang berbeda di dalam ataupun di luar sebuah organisasi, perusahaan ataupun instansi pemerintah. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan suatu perencanaan untuk menghubungkan teknologi tingkat tinggi dengan proses melaksanakan dasarnya otomatisasi perkantoran bertujuan untuk memudahkan segala bentuk jenis komunikasi baik itu berupa lisan maupun tulisan .Pengertian Otomatisasi Perkantoran Menurut Para AhliBerikut ini beberapa pendapat ahli mengenai pengertian otomatisasi perkantoran, yaitu Tri Agus SiswantoMenurut beliau pengertian otomatisasi perkantoran adalah peralihan fungsi manual dari peralatan kantor yang biasanya digunakan dengan tenaga pegawai / manusia dengan fungsi – fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis / elektronik seperti komputer .Wahyu Nurjaya Beliau berpendapat bahwa otomatisasi perkantoran adalah hal – hal yang mencakup semua sistem elektronik baik itu formal ataupun informal yang berkaitan dengan komunikasi yang berisi sebuah informasi ke komunikan / receiver dan dari komunikator / sender orang-orang yang terjadi baik didalam ataupun diluar perusahaan .PerMen PAN No. 13 th 2003Dalam peraturan tersebut ditetapkan bahwa otomatisasi perkantoran sering juga disebut dengan kegiatan perkantoran elektronis electronic office/ e-office. Perkantoran elektronis / otomatisasi perkantoran adalah aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan lokal Local Area Network/LANRaymond Beliau menuturkan bahwa otomatisasi perkantoran adalah semua hal yang mencakup alat – alat elektronik baik formail ataupun informal yang berhubungan dengn komunikasi yang berisi informasi kepada dan dari pihak – pihak baik didalam maupun di luar perusahaan atau organisasi .Ade SobandiBeliau mengatakan bahwa otomatisasi perkantoran merupakan suatu perencanaan untuk menggabungkan teknologi tingkat tinggi dengan memperbaiki alur proses pelaksanaan sebuah pekerjaan yang bertujuan untuk meningkatkan produktifitas pekerjaanDeden MulyanaDeden berpendapat bahwa otomatisasi perkantoran adalah sebuah aplikasi teknologi informasi yang dirancang atau dibuat khusus untuk meningkatkan produktivitas pegawai atau karyawanDengan beberapa pendapat para ahli diatas, dapat penulis simpulkan bahwasannya otomatisasi perkantoran merupakan sebuah tindakan peralihan dan pergantian segala peralatan – peralatan disebuah kantor atau organisasi yang mana sebelumnya pengelolaan peralatan tersebut menggunakan tenaga manusia / pegawai beralih dengan peralatan – peralatan kantor yang menggunakan sistem elektronik atau mekanis seperti komputer dan peralatan elektronik lainnya yang biasa digunakan dalam proses pekerjaan. Dimana peralihan ini tidak lain dan tidak bukan hanya untuk meningkatkan produktivitas para pekerja / karyawan sehingga mampu lebih efekti dan efisien dalam mencapai tujuan organisasi / perusahaan .Tujuan Otomatisasi PerkantoranSecara umum terdapat 3 tujuan dari otomatisasi perkantoran menurut Raymond, yaitu Penggabungan dan penerapan teknologiMemperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantorMeningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaanSedangkan tujuan otomatisasi pekantoran saat ini adalah Penghematan biaya. Karena peralatan elektronik tidak menggantikan karyawan saat ini, tetapi dapat menunda penambahan karyawan dalam waktu dekat untuk menangani beban kerja yang masalah Kelompok. Karena dalam penerapan otomatisasi perkantoran para pelaku atau pemakainya akan lebih sering untuk berkomunikasi sehingga hal ini sangat baik untuk memecahkan masalah yang ada secara berkelompok .Pelengkap dan Bukan Pengganti. Otomatisasi perkantoran hanya sebagai pelengkap dari interaksi yang dilakukan dalam sebuah kantor tanpa mengganti beberapa interaksi atau komunikasi yang sudah ada seperti komunikasi interpersonal tradisional, komunikasi tatap muka dan lainnya. Sehingga otomatisasi perkantoran hanya menjadi pelengkap bukan pengganti .Manfaat Otomatisasi PerkantoranSecara umum manfaat dari otomatisasi perkantoran adalah memudahkan pelaksanaan tugas yang dikerjakan oleh seorang karyawan. Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi lebih Otomatisasi PerkantoranOtomatisasi perkantoran digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam sebuah kantor . Pada dasarnya ada empat kategori pengguna , yaituManajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khusus contoh pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus. Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, mejawab telepon dan mengatur jadwal Administratif melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan suratIstilah “Knowlegde worker” diterpakan pada manager dan profesional, yaitu orang yang memberikan sumbangan pengetahuannya terhadap aktivitas Aplikasi Otomatisasi PerkantoranSecara umum terdapat 11 aplikasi dalam otomatisasi perkantoran , yaitu Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi otomatisasi kantor pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukanComputer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga member kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada Storage And Retrieval adalah Penggunaan pengenal karakter secara optik opticalcharacter recognition untuk mengubah catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang DTP terbagi dalam 3 bagian, yaitu Aplikasi administrasif meliputi dokumen-dokumen yg dimaksudkan utk penggunaan intern spt korespondensi, laporan dan warta,Aplikasi teknis meliputi materi pelatihan seperti slides, overead transparancies, dan perusahaan corporate graphic meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yg dimaksudkan utk digunakan di luar perusahaanKonsep Otomatisasi PerkantoranSecara umum terdapat 5 konsep dari otomatisasi perkantoran, yaitu Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah da tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai lupa ikuti kami di Fp facebook untuk mendapatkan update artikel selanjutnyaSemoga bermanfaatEnjoyyy Kegiatan Kantor Planning, Organizing, Actuating, Controlling POAC Apakah kegiatan di kantor kamu sudah mengikuti POAC? Kegiatan kantor di setiap perusahaan antara satu dengan lainnya pasti akan berbeda karena tergantung skala besar kecilnya usaha dan juga kompleksitas kegiatan yang dijalankan usaha kerja tersebut. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan POAC yakni Planning Perencanaan perkantoran office planning, Organizing Pengorganisasian perkantoran office organizing, Actuating Pengarahan perkantoran office actuating, dan Controlling Pengawasan perkantoran office controllingPerencanaan Perkantoran office planning Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor, meliputi -Perencanaan gedung-Tata ruang kantor-Penerangan/cahaya-Ventilasi-Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor-Anggaran budgeting perkantoran-Standar kualitas kerja-Sistem informasi dan telekomunikasi Pengorganisasian Perkantoran office organizing Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi -Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan-Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan Pengarahan Perkantoran Office Actuating Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis, meliputi -Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan-Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam visi misi karyawan dan organisasi-Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan. Pengawasan Perkantoran Office controlling Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target, meliputi -Penggunaan peralatan dan perabot kantor-Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor-Kualitas pekerjaan kantor-Pelayanan kantor-Waktu kerja dan operasional kantor-Biaya perkantoran 16 Mei 2021 Mesin-Mesin Kantor untuk Komunikasi Saling berkomunikasi sesama manusia pada hakikatnya ialah untuk saling bekerjasama berkaitan dengan kebutuhan dan kegiatan manusia itu sendiri. Dalam hal ini komunikasi dalam sebuah perkantoran sangat penting, karena berbagai kegiatan seperti menanyakan sebuah informasi, membuat janji, memperkenalkan perusahaan sampai dengan memasarkan barang atau jasa merupakan salah satu bentuk komunikasi. Di jaman sekarang ini dengan segala kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, komunikasi tidak lagi dilakukan secara manual dalam arti secara langsung bertatap muka, sekerang komunikasi banyak dilakukan melalui sebuah media alat bantu yang canggih sehingga informasi atau data bisa cepat sampai dalam waktu yang singkat dan dengan biaya yang relatif kecil. Berikut ini akan dijabarkan berbagai macam mesin alat kantor yang digunakan untuk komunikasi 1. Interkom atau Aifon Intercom berasal dari bahasa Inggris yakni intercommunication yang memiliki arti hubungan di dalam. Intercom sering disebut juga sebagai interphone atau intertelepon. Beudrat ialah kabel yang berfungsi untuk menyalurkan suara dari pesawat intercom yang satu ke pesawat intercom yang lainnya. Intercom adalah alat komunikasi intern yang menghubungkan rumah yang satu dengan rumah yang lain, antara desa yang satu dengan desa yang lain ataupun antara satu kota dengan kota lain. Sementara itu menurut pengertian di kantor, Intercom atau lebih dikenal dengan sebutan aiphone, adalah alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri, dari suatu bagian ke bagian yang lain ataupun dari satu ruangan ke ruangan lain. Fungsi Intercom Intercom sebagai alat atau sarana komunikasi dalam hal ini mempunyai fungsi sebagai berikut 1 Fungsi Intercom di Kantor Fungsi intercom di lingkungan kantor, antara lain yaitu a Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak kepihak liannya. b Menghemat waktu dan tenaga sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai. c Menghindari mondar-mandirnya para pegawai. d Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor. 2 Fungsi Intercom pada Masyarakat Umum Dalam masyarakat umum, intercom memiliki fungsi sebagai berikut a Sebagai media informasi, Intercom berguna untuk membina kerukunan sosial. b Sebagai media hiburan, Intercom semata-mata hanya bersifat menghibur melalui acara yang disusun oleh organisasi intercom. c Sebagai media pengetahuan, Intercom berguna untuk mendengarkan pengetahuan-pengetahuan yang disiarkan oleh organisasi intercom. Cara Mengoperasikan Intercom Untuk mengoperasikan intercom, langkah-langkahnya antara lain sebagai berikut 1 Intercom yang digunakan di Kantor 1 Angkat handset gagang telepon 2 Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud atau yang diinginkan 3 Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C Call”, sehingga terdengar nada panggil 2 Intercom yang digunakan Masyarakat Umum 1 Nyalakan tombol On untuk menghidupkan pesawat 2 Pilih atau cari saluran yang dituju 3 Lakukan pembicaraan dengan orang yang dituju. 2. Telepon Telepon berasal dari kata tele yang artinya jauh dan phone yang berarti suara berhubungan sehingga telepon bisa diartikan sebagai penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri ataupun ke luar kantor. Pesawat telepon adalah alat yang dipakai untuk menyampaikan dan sekaligus berfungsi untuk mendengarkan suara atau pembicara. Sementara penyampaian informasi dari jarak jauh dengan menggunakan pesawat telepon sering disebut sebagai telephoning atau peneleponan. Sejak ditemukannya telepon oleh Alexander Graham Bell pada tahun 1874 hingga sekarang ini sudah banyak mengalami perubahan, lebih canggih, cepat dan praktis. Selain itu juga cara menggunakannya menjadi lebih mudah. 3. E-mail Surat elektronik atau "e-mail atau email" adalah salah satu cara komunikasi modern saat ini, yakni kirim mengirim surat melalui jalur internet. Surat biasa pada umumnya pada saat pengirim perlu membayar biaya pengiriman dengan membeli perangko, sementara surat elektronik email biaya yang dikeluarkan ialah biaya untuk membayar sambungan internet. Penggunaan email juga relatif sangat mudah, kita tinggal membuat sebuah akun email. Setelah itu kita bisa melakukan pengiriman file kepada siapa saja yang kita ingginkan. 4. Ponsel / Smartphone Handphone saat ini bukanlah hal baru dalam dunia komunikasi. Handphone sudah menjadi bagian yang penting dalam dunia komunikasi sekarang ini, handphone dinilai lebih cepat dan lebih portabel, dengan kata lain lebih praktis dapat dibawa kemanapun. Perubahan yang sangat cepat dalam perkembangan teknologi telepon selular menjadikan telepon berkembang sangat cepat dan semakin canggih. Ponsel dibuat dalam berbagai bentuk dan ukuran yang dilengkapi dengan dengan perangkat-perangkat canggih didalamnya seperti kamera, games, internet dll. Adapun berbagai fitur-fitur komunikasi dalam ponsel antara lain yaitu SMS, Email, MMS, Internet, app chatting, dll 5. Faksimili Faksimili adalah mesin atau alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang hampir sesuai dengan aslinya, baik itu berupa tulisan maupun gambar. Mesin faksimili ini dikombinasikan dengan pesawat telepon karena peralatan yang dipakai adalah sistem komunikasi sambungan kabel. Untuk penggunaan faksimili yang menggunakan pesawat telepon, maka terlebih dulu teleponnya harus menggunakan sistem sambungan SLI Sambungan Langsung Internasional dan untuk mendapatkan sambungan ini harus mendaftarkan terlebih dahulu kepada perumtel. Cara Penggunaannya Adapun cara penggunaan faksimili antara lain yaitu 1 Letakkan dokumen yang hendak dikirim menghadap ke bawah pada tempatnya, di ADF. 2 Memasukkan nomor tujuan dengan menggunakan fitur onetouch, speed dial, search atau memasukan secara manual. 3 Setelah itu tekan tombol start. 1 Angkat gagang telepon 2 Tekan start jika terdengar bunyi nada faksimili bunyi beep 3 Ketika muncul tulisan “receive” pada layar telepon, letakkan gagang telepon 6. Voice over Internet Protocol VoIP Dengan makin majunya perkembangan teknologi khususnya internet, selain penggunaan e-mail untuk komunikasi tertulis, sekarang makin marak komunikasi suara melalui telepon menggunakan jaringan internet yang disebut Voice over Internet Protocol VoIP, VoIP tidak menggunakan jaringan telepon biasa analog. Dalam hal ini suara kita diubah menjadi kode digital dan dialirkan melalui jaringan internet, ditempat tujuan sinyal digital lalu diubah kembali sehingga bisa terdengar oleh lawan bicara. Untuk menggunakan VoIP, diperlukan jaringan internet berkecepatan tinggi broadband. Bentuknya bisa berupa telepon khusus VoIP, melalui perangkat komputer, ataupun dengan telepon biasa yang dihubungkan ke adaptor VoIP khusus. Jika melalui komputer, kita membutuhkan mikrofon dan perangkat lunak software khusus VoIP. Sekarang ditempat-tempat seperti airport, mall, café tersedia layanan “hotspot” dimana kita di area tersebut kita bisa menggunakan VoIP secara nirkabel wireless. Keuntungan dari penggunaan VoIP Voice over Internet Protocol, anatara lain yaitu 1 Biaya lebih rendah untuk sambungan langsung jarak jauh. Dengan dua lokasi yang terhubung dengan internet maka biaya percakapan menjadi sangat rendah. 2 Penggunaan bandwidth yang lebih kecil dibandingkan telepon biasa. Dengan majunya teknologi penggunaan bandwidth untuk voice sekarang ini menjadi sangat kecil. Teknik pemampatan data memungkinkan suara hanya membutuhkan sekitar 8kbps bandwidth. 3 Memanfaatkan infrastruktur jaringan data yang sudah ada untuk suara. Berguna jika perusahaan sudah mempunyai jaringan. Jika memungkinkan jaringan yang ada bisa dibangun jaringan VoIP dengan mudah. 4 Berbagai bentuk jaringan VoIP bisa digabung menjadi jaringan yang besar. Contoh di Indonesia adalah VoIP Rakyat. 5 Memungkinkan digabung dengan jaringan telepon lokal yang sudah ada. Dengan adanya gateway bentuk jaringan VoIP bisa disambungkan dengan PABX yang ada dikantor. Komunikasi antar kantor bisa menggunakan pesawat telepon biasa. 6 Variasi penggunaan peralatan yang ada, misal dari PC sambung ke telepon biasa, IP phone handset. Akan tetapi disisi lain ada pula kelemahan dari penggunaan VoIP Voice over Internet Protocol, antara lain yaitu 1 Ada jeda dalam berkomunikasi. Proses perubahan data menjadi suara, jeda jaringan, membuat ada jeda dalam komunikasi dengan menggunakan VoIP. Kecuali apabila menggunakan koneksi Broadband lihat di poin pertama. 2 Kualitas suara tidak begitu jernih, ini merupakan efek dari kompresi suara dengan bandwidth kecil maka akan ada penurunan kualitas suara dibandingkan jaringan PSTN konvensional. 3 Jika belum terhubung secara 24 jam ke internet perlu janji untuk saling berhubungan. 4 Berpotensi menyebabkan jaringan terhambat/Stuck. Jika pemakaian VoIP semakin banyak, maka ada potensi jaringan data yang ada menjadi penuh jika tidak diatur dengan baik. 5 Peralatan relatif mahal. Peralatan VoIP yang menghubungkan antara VoIP dengan PABX IP telephony gateway relatif berharga mahal. Diharapkan dengan makin populernya VoIP ini maka harga peralatan tersebut juga mulai turun harganya. 6 Penggabungan jaringan tanpa dikoordinasi dengan baik akan menimbulkan kekacauan dalam sistem penomoran. Bagan dari penggunaan VoIP Voice over Internet Protocol. 7. Multi Function Device MFD Kecenderungan mesin kantor dan semakin canggihnya perkembangan teknologi serta semakin mahalnya biaya sewa ruangan kantor, membuat berkembangnya mesin yang dapat menyatukan beberapa fungsi administrasi perkantoran secara sekaligus. Mesin ini pada umumnya disebut sebagai Multi Function Device MFD atau All-In-One AiO yang di dalamnya terdapat fungsi print, fax, scan dan fotokopi. Bahkan sebagian MFD bisa berfungsi sebagai e-mail center dan memory card reader. Sementara itu harganya amat beragam tergantung fiturnya, spesifikasi teknis dan kemampuan jaringannya. Fungsi printer dapat berupa tinta ink-jet atau laser, hitam putih ataupun berwarna. Untuk penggunaan di rumah, printer ink-jet hitam putih yang murah sudah bisa memadai, sementara untuk kantor besar cenderung memakai printer laser berwarna dengan kapasitas jaringan yang lebih besar. Keuntungan jika memakai MFD ialah menghemat ruangan dan lebih murah dibandingkan dengan membeli beberapa mesin dengan fungsi berbeda. Sehingga tidak perlu mengadakan mesin printer, fax, scanner, fotokopi secara terpisah akan tetapi cukup dengan membeli satu MFD saja. Kebutuhan pengolahan dokumen bisa dilakukan di satu tempat. Demikian pula dengan daya listrik serta ruangan yang dibutuhkan bisa lebih dihemat. Namun kekurangannya ialah jika salah satu bagian mesin rusak, maka kemungkinan besar seluruh fungsi lainnya tidak bisa digunakan. Kerusakan di satu bagian bisa mengakibatkan seluruh sirkuit di dalamnya harus diganti. Selain itu biasanya kualitas fungsi MFD hasilnya juga tidak sebaik mesin yang khusus. Contoh dari mesin Multi Function Device MFD.

cara penggunaan mail box dalam perkantoran